調達コードに係る通報受付窓口に関するよくあるお問い合わせ

Q:通報受付窓口とは何ですか。

A: 通報受付窓口は、持続可能性に配慮した調達コードの不遵守に関する通報を受け付け、その迅速かつ適切な解決に向けて必要な対応を、公平かつ透明性をもって実施するための仕組みです。

Q:どのような場合に通報できるのですか。

A:東京2020組織委員会の調達する物品・サービス及びライセンス商品に関する案件であり、調達コードの不遵守に関する通報が対象になります。例えば、対象案件として以下のようなケースを想定しています。
・東京2020組織委員会が調達する物品の製造に従事する従業員が36協定を超えて残業している。
・東京2020組織委員会へのサービス提供に従事する従業員の賃金が最低賃金未満となっている。
・東京2020のライセンス商品の製造に際して発生した廃棄物が不法投棄されている。

ただし、他の紛争処理手続において係争中であって、当該紛争処理手続と本通報受付窓口業務における手続の争点が実質的に同一である場合など、扱えない場合があります。

Q:どのような方法で通報することができますか。

A: 電子メールまたは郵送で通報することができます。通報の宛先は以下のとおりです。

電子メールの場合:
grievance (at) suscode.tokyo2020.jp
迷惑メール対策のため、メールアドレスの表記を変更しております。お手数ですが、(at)を@に置き換えてご利用ください。

郵送の場合:
〒104-6210 東京都中央区晴海一丁目8番12号 晴海アイランド トリトンスクエア オフィスタワーZ 10階
(公財)東京オリンピック・パラリンピック競技大会組織委員会 総務局 持続可能性部

Q:通報はいつまで受け付けていますか。

A: 通報は2020年11月30日まで受け付けています。

Q:海外からも通報できますか。

A: 海外からも通報できます。

Q:通報に使える言語は何ですか。

A: 原則として日本語または英語による通報をお願いしていますが、その他の言語についても可能な範囲で対応します。

Q:通報の内容としてどのような情報が必要ですか。

A: 通報フォームに以下の内容が記載されていることが必要です。
(1)通報者の氏名・住所・連絡先
(2)被通報者に関する情報
(3)負の影響の内容
(4)調達コード不遵守の具体的事実及び該当する調達コードの条項
(5)調達コード不遵守と負の影響の因果関係
(6)通報者が期待する解決策
(7)被通報者との対話の事実
(8)他の紛争処理手続において係争中の案件、又は、本通報受付窓口業務における手続が行われている案件、に該当するか否か
(9)代理人の有無と授権の証憑

Q:通報者の匿名性は確保されますか。

A: 通報フォームには通報者の氏名及び連絡先の記載をお願いしています。ただし、通報者が希望する場合は、処理の過程において匿名(被通報者に対して非開示)とします。

Q:通報の処理はどのように進んでいきますか。

A: 通報受付窓口における案件処理の標準的なプロセスは以下(1)~(9)のとおりです。ただし、案件の内容・性質等に応じて、複数の手続きを並行して行ったり、または、一部の手続きを省略したりすること等があります。
(1) 通報及びその受付
(2) 処理開始案件の審査
(3) 情報の収集、助言委員会の組成
(4) 当事者間による一次対話
(5) 一次対話不調時の事実関係調査
(6) 当事者間による二次対話
(7) 二次対話不調時の対応方針
(8) 改善措置等
(9) 通報案件の処理完了の判断

Q:当事者間の対話で合意できなかった場合はどうなりますか。

A: 当事者同士の対話で合意できなかった場合、東京2020組織委員会は、当該案件の経緯、当時者双方の主張、調査結果等を踏まえ、組織委員会としての対応方針(通報内容に対する組織委員会としての考えや、当事者に求める改善措置等を整理したもの)を決定し、当事者等に通知します。

Q:助言委員会とは何ですか。どのような役割を担うのですか。

A: 東京2020組織委員会は、通報受付窓口の運用にあたり、その中立性・公平性を高めるため、本通報受付窓口の対象と判断された通報案件ごとに、有識者で構成される助言委員会を設置します。助言委員会は、個々の通報案件の処理にあたり、中立の立場から助言等を行います。

Q:助言委員会の委員はだれが選ぶのですか。当事者の希望は聞いてもらえますか。

A: 助言委員会の委員については、東京2020組織委員会が選任しますが、あらかじめ「持続可能な調達ワーキンググループ」の意見を聴くこととしています。また、当事者による対話の実施が見込まれる場合は、両当事者から委員の選任に関する要望を聴き、その尊重に努めます。

Q:通報の処理が完了するまでどのくらいかかりますか。

A:標準処理期間として、通報の受領から一次対話完了までにおよそ1~2ヶ月、一次対話不調時の事実関係調査から対応方針決定までにおよそ3ヶ月かかることを目安としていますが、案件の性質上、必要な場合には、更に処理期間がかかる可能性もあります。その場合は、通報者や被通報者等関係者に速やかに連絡します。

Q:組織委員会以外が調達しているものについては通報できないのですか。

A:本通報受付窓口の対象は、東京2020組織委員会の調達する物品・サービス及びライセンス商品に関する案件としています。
なお、以下のとおり、東京都及び日本スポーツ振興センターにおいても「持続可能性に配慮した調達コード」に係る通報受付窓口をそれぞれ設置しています。

(ファイルをダウンロード)https://tokyo2020.org/jp/games/sustainability/sus-code/data/establishment-sustainablesourcingcode_JP.pdf(PDF:123.0 KB)

Q:通報の処理の経緯や結果は公表されますか。

A:受け付けた通報に関しては、透明性の観点から処理の進捗状況や結果の概要を公表しています。