Politique de confidentialité

Le Comité d'Organisation des Jeux Olympiques et Paralympiques de Tokyo (« Tokyo 2020 ») se conformera à la loi relative à la protection des informations personnelles (la « loi sur la protection des informations personnelles ») et s’efforcera de protéger les informations personnelles en vertu de la présente politique de confidentialité (la « Politique de Confidentialité »).

1. Acquisition et utilisation des informations personnelles

Tokyo 2020 clarifiera l’objectif de l’utilisation des données personnelles, acquerra de manière légale les informations personnelles et ne les utilisera dans aucun autre objectif.

2. Restrictions relatives à la transmission des informations personnelles aux tiers

Tokyo 2020 ne fournira ni ne divulguera aucune information personnelle à des tiers à moins d’avoir obtenu l’accord préalable de la personne à qui appartiennent ces informations ou si d’autres justifications légales s’appliquent.

3. Gestion sécurisée des informations personnelles

Tokyo 2020 mettra en œuvre les mesures appropriées pour gérer de manière précise et sécurisée les informations personnelles et pour empêcher la perte, l’altération et les fuites, etc., de telles informations.

4. Divulgation, correction, addition, effacement, etc., des informations personnelles

Tokyo 2020 comprend que la personne à qui sont rattachées les informations a le droit de demander la divulgation, la correction, l’addition, l’effacement, l’interruption de l’utilisation, l’élimination, etc., de toute information personnelle qui permet de l’identifier et dans le cas d’une telle requête, Tokyo 2020 prendra rapidement des mesures adaptées.

5. Supervision des mandataires

Si Tokyo 2020 confie à un prestataire externe le traitement de tout ou partie des informations personnelles, Tokyo 2020 imposera à ce prestataire une obligation de gestion sécurisée des informations personnelles et exercera la supervision nécessaire et appropriée.

6. Engagement pour la protection des informations personnelles

Tokyo 2020 se conformera à la loi relative à protection des informations personnelles et à toutes autres lois, règlements et directives applicables et garantira que tous les responsables et les employés de Tokyo 2020, prestataires externes et autres parties concernées soient pleinement conscients de l’importance de la protection des informations personnelles et s’efforcent de développer et de former à la sensibilisation concernant la protection des informations personnelles.

Yoshiro Mori, président
Comité d'Organisation des Jeux Olympiques et Paralympiques de Tokyo

Traitement des informations personnelles

Par la présente, Tokyo 2020 reconnaît l’importance de la protection des informations personnelles et traitera de manière appropriée en vertu des dispositions suivantes toutes les informations personnelles qui lui seront fournies .

Pendant la préparation et l’organisation des Jeux de la XXXIIe Olympiade et des Jeux Paralympiques de Tokyo 2020 qui auront lieu en 2020 ainsi que pendant les évènements connexes, y compris les festivals et le relais de la flamme olympique (dénommés collectivement, les « Jeux »), Tokyo 2020 coopérera étroitement avec le Comité International Olympique (« CIO »), une organisation suisse, et le Comité International Paralympique (« CIP »), une organisation allemande, comme décrit plus en détail dans la présente Politique de Confidentialité.

1. Quelles sont les informations personnelles collectées par Tokyo 2020 ?

Nous, Tokyo 2020, collecterons et traiterons vos informations personnelles dans le cadre de la préparation et le déroulement des Jeux, à la fois en ligne et hors ligne, y compris quand vous interagissez avec nous, nos sites web et nos applications mobiles, quand vous nous achetez des billets ou des biens et des services, quand vous vous inscrivez auprès de nous (en particulier pour la création de l’identifiant Tokyo 2020), quand nous menons des recherches ou des enquêtes, quand vous postulez pour un emploi auprès de nous, quand vous postulez pour devenir bénévole et quand vous participez ou vous engagez dans la préparation et le déroulement des Jeux. Ces informations personnelles seront souvent fournies directement par vous-même et elles peuvent inclure les informations que vous fournissez lors de l’inscription ou dans le processus d’un achat, comme vos nom, adresse, adresse électronique, numéro de téléphone, genre, âge et détails de paiement.

Les personnes qui demandent une accréditation pour les Jeux recevront des informations spécifiques concernant le traitement de leurs informations personnelles dans l’objectif du processus d’accréditation et, plus généralement, dans le contexte de la préparation, du déroulement et des compétitions des Jeux (comme les contrôleurs responsables des données, les données collectées, les objectifs, les opérations de traitement, les destinataires des informations, la conservation, l’exercice des droits juridiques, etc.). Ces informations supplémentaires seront fournies pendant le processus de demande et d'inscription pour l’accréditation soit directement par Tokyo 2020 et le CIO, respectivement Tokyo 2020 et le CIP dans le contexte des Jeux Paralympiques, ou par l’intermédiaire de l’organisation à laquelle ces personnes appartiennent (par exemple, les Comités Olympiques Nationaux, les Comités Paralympiques Nationaux, les Fédérations Sportives Internationales, les Fédérations Sportives Nationales, les partenaires commerciaux des Jeux, les détenteurs des droits de radio et télédiffusion et autres organisations de médias, les comités d’organisation d’autres éditions des Jeux Olympiques, etc., chaque « Organisation Responsable »). En cas de conflit, ces directives prévaudront sur les informations générales contenues dans la présente Politique de Confidentialité.

Les informations personnelles qui sont obligatoires sont indiquées dans les formulaires requis que vous remplissez. Quand la fourniture d’informations personnelles est obligatoire, si les informations relatives ne sont pas fournies, nous ne pourrons pas répondre à vos demandes d’inscription, d’achat ou tout autre engagement avec Tokyo 2020. Toute autre fourniture de vos informations est optionnelle.

2. Quelles sont les informations personnelles que Tokyo 2020 reçoit de tiers ?

Nous recevrons des informations personnelles de tiers quand cela sera nécessaire dans les objectifs déterminés dans la présente Politique de Confidentialité. Par exemple, si vous utilisez un bouton « J’aime » ou « Partage » d’une fonctionnalité de médias sociaux sur nos sites ou dans nos applications, le média social tiers partagera vos informations avec nous. Si vous participez à des activités sur des sites ou avec des applications qui ne sont pas de Tokyo 2020, vous pouvez nous autoriser à avoir accès aux informations personnelles qui sont détenues par les propriétaires de tels sites ou applications. Nous recevrons les informations personnelles concernées de la part de nos vendeurs, par exemple pour nous permettre de faire la promotion de nos produits, billets et services ou pour gérer vos achats.

Les contenus proposés sur nos sites web et dans nos applications peuvent inclure des informations accessibles au public (comme les résultats sportifs, la biographie, les nouvelles) des Olympiens, des athlètes et autres personnes qui sont considérées comme dignes d'intérêt et dont les histoires contribuent à la mission du Mouvement Olympique.

Tokyo 2020 recevra des informations personnelles à propos des personnes qui devront être accréditées pour les Jeux par l’intermédiaire des organisations responsables des demandeurs comme décrit dans la Section 1.

3. Utilisation des cookies

Dans un contexte en ligne, nous pouvons collecter des informations sur vous au travers de la mise en place de cookies ou de la collecte d'informations à partir de votre appareil, pour nous aider à fournir et à améliorer nos sites web, effectuer des analyses et fournir des services ou des publicités personnalisés. Nous utiliserons les cookies conformément à notre Politique d’utilisation de cookies. Nous pouvons également insérer des segments d'image et des pixels analytiques pour effectuer des analyses et fournir des publicités.

4. L’utilisation conjointe d’informations personnelles avec le CIO et le CIP

Dans les domaines des communications sur Internet, de l’engagement de l’utilisateur et du marketing, quand ces activités nécessitent le traitement de vos informations personnelles, Tokyo 2020 et le CIO ou, pour ce qui concerne les Jeux Paralympiques de 2020, le CIP, seront conjointement responsables des opérations de traitement des données correspondantes. Ceci comprendra en particulier l’utilisation conjointe des informations personnelles dans les objectifs mentionnés dans les paragraphes 3, 4, 5, 6, 7, 10, 11, 12, 16, 18, 19, 20 et 21 de la Section 5. Sauf mention contraire indiquée dans la présente Politique de Confidentialité, le traitement des informations personnelles par le CIO (y compris les filiales directes comme Olympic Channel Services S.L) sera effectué conformément aux termes de la politique de confidentialité du CIO disponible sur CIO — Politique de confidentialité(Ouverture d'une fenêtre séparée).

Tokyo 2020 peut également utiliser les informations personnelles des personnes accréditées, conjointement avec le CIO et, pour ce qui concerne les Jeux Paralympiques de 2020, le CIP, conjointement avec le CIP, si Tokyo 2020 et respectivement le CIO ou le CIP, dans le contexte des Jeux Paralympiques, considèrent que cela est nécessaire pour le succès de la préparation, du déroulement et de la promotion des Jeux. Les domaines d'utilisation conjointe seront davantage spécifiés dans les informations fournies aux demandeurs pendant le processus d’inscription comme indiqué dans la Section 1 ci-dessus.

En ce qui concerne les résidents de l’Union Européenne, la référence à « l’utilisation conjointe » des informations personnelles doit être comprise comme des cas de « contrôle conjoint » des informations personnelles dans le cadre de l’Article 26 du règlement général sur la protection des données (RGDP).

5. Les objectifs d’utilisation des informations personnelles

Nous pouvons utiliser les informations personnelles dans les objectifs suivants en nous basant sur les motifs de légitimation suivants :

L’utilisation des informations personnelles nécessaires pour remplir notre contrat ou pour suivre les étapes liées au contrat, en particulier dans les objectifs suivants :
(1) La préparation, le déroulement et l’administration des Jeux, y compris la gestion de l’accréditation pour les Jeux
(2) La vente des billets et la gestion et l’assistance de vos achats de billets ;

En cas de nécessité pour le déroulement des Jeux et poursuivre nos intérêts légitimes, en particulier dans les objectifs suivants :
(3) Communication à propos des Jeux ;
(4) Vous envoyer du marketing direct par courriel ou au travers de notifications directes ;
(5) L’approvisionnement de nos sites web et services en ligne comme l’identifiant de Tokyo 2020, la participation à des compétitions/promotions, les widgets, le contenu généré par l’utilisateur, le lecteur vidéo, etc. ;
(6) La supervision, l’amélioration et la protection de nos contenus, services et sites web ;
(7) Vous offrir une expérience personnalisée sur nos plateformes média numériques, par exemple en vous suggérant des contenus basés sur les préférences que vous avez indiquées et vos choix précédents de contenus et de proposer des publicités qui soient pertinentes pour vous (ce qui peut inclure l’affichage ciblé de publicités pour des services tiers tels que Google, Facebook et Twitter) ;
(8) Garantir la sécurité des Jeux, y compris l’octroi du droit d’assister à nos évènements ou de pénétrer sur nos sites ;
(9) Les délibérations, les examens et le déroulement des comités organisés par Tokyo 2020 ;
(10) La fourniture d'informations, la confirmation de l’identité et le déroulement des évènements, des campagnes publicitaires, des séminaires, des projets, des exhibitions, des forums et des foires liés aux Jeux ;
(11) La fourniture d'informations concernant les évènements sportifs ou culturels, les campagnes publicitaires, les séminaires, les projets, les exhibitions, les forums, les évènements et des foires liés aux Jeux organisés par un tiers ;
(12) Les enquêtes, recherches et activités de relations publiques telles que les rapports d’activité, les communiqués de presse et films liés à Tokyo 2020 ou aux Jeux ;
(13) Répondre à vos demandes d'informations liées à vous-mêmes ou vos activités ;
(14) Exécution des accords signés avec des tiers pour remplir les objectifs commerciaux de Tokyo 2020 ;
(15) Contrôler les entrées (y compris la reconnaissance faciale des personnes accréditées sur les sites) et les sorties des locaux de Tokyo 2020, des sites des Jeux et autres infrastructures liées et superviser les activités sur de tels sites en utilisant CCTV ;
(16) Garantir et promouvoir l’héritage et les connaissances des Jeux au bénéfice du Mouvement Olympique, du Mouvement Paralympique ou tous futurs évènements sportifs ou culturels ;
(17) Contacter les demandeurs d’emploi, d’assistance et de bénévolat, traiter leurs inscriptions et effectuer la gestion des autres personnels ;
(18) Gérer et se défendre des revendications juridiques,
(19) Partager les informations personnelles avec des tiers comme décrit dans la Section 6
(20) Vous rencontrer ou communiquer avec vous dans les objectifs précités

Quand cela est requis par la loi, en particulier dans les objectifs de :
(21) Garantir la conformité règlementaire, se conformer aux requêtes du gouvernement ou des autorités policières menant une enquête comme requis (y compris la divulgation de telles informations liées à un processus légal ou un litige)

Quand vous nous en donnez l’autorisation, en particulier dans les objectifs de :
a) Vous envoyer du marketing direct par courriel ou au travers de notifications directes (quand votre consentement est requis conformément aux lois en vigueur) ;
b) Vous offrir une expérience personnalisée sur nos plateformes média numériques, par exemple en vous suggérant des contenus basés sur les préférences que vous avez indiquées et vos choix précédents de contenus et de proposer des publicités qui soient pertinentes pour vous (ce qui peut inclure l’affichage ciblé de publicités pour des services tiers tels que Google, Facebook et Twitter) (quand votre consentement est requis conformément aux lois en vigueur) ;
c) Partager les informations personnelles avec un tiers (quand votre consentement est requis conformément aux lois en vigueur).

Chaque fois que nous dépendons de votre consentement, vous pourrez retirer ce consentement. Nous pouvons également traiter vos informations personnelles sur d’autres bases légales dans les limites autorisées par les lois en vigueur. L’envoi de communications de marketing direct et le profilage basé sur vos centres d’intérêt seront basés sur votre consentement à moins que les dispositions légales ne nous autorisent à dépendre d’autres justifications tels que nos intérêts légitimes. Dans tels cas et dans le cadre fourni par la loi en vigueur, vous avez le droit de vous désinscrire du marketing direct ou de refuser le profilage que nous effectuons pour le marketing direct. Vous pouvez le faire en suivant les instructions données dans la communication quand il s’agit d'un message électronique ou en nous contactant en utilisant les détails mentionnés ci-dessous.

6. Le partage des informations personnelles avec des tiers

Tokyo 2020 peut partager vos informations personnelles avec le CIO ou le CIP dans les cas où ils utilisent de telles informations personnelles conjointement comme décrit dans la Section 4.

Plus généralement, nous pouvons fournir des informations personnelles au CIO, au CIP, au Comité Olympique japonais (JOC), au Comité Paralympique japonais (JPC) et au gouvernement métropolitain de Tokyo pour la poursuite des objectifs d’utilisation des informations personnelles déterminés dans la présente Politique de Confidentialité. En particulier, nous pouvons transférer vos informations personnelles au CIO, au CIP ou toute organisation désignée par Tokyo 2020 ou le CIO avant, pendant ou après les Jeux en tant que transfert de l’Héritage au bénéfice du Mouvement Olympique, le Mouvement Paralympique ou tout futur évènement sportif ou culturel.

Si vous possédez un compte à la fois sur nos services et sur un service tiers comme Google, Facebook, YouTube et Twitter, nous pouvons, en partageant des informations avec ces entreprises, vous identifier comme utilisateur de ces services tiers et vous fournir des publicités sur de tels services.

Les informations personnelles seront également partagées avec nos prestataires de services tiers qui les traiteront au nom de Tokyo 2020 dans les objectifs identifiés ci-dessus. De tels tiers comprennent, sans s’y limiter, les prestataires de service de billetterie, de services d'infrastructures de technologie de l’information, de services de plateforme de développement, de services de gestion des identifiants, de gestion des relations client, de gestion des évènements, d’hébergement des sites web, de services d’analyse et de mesure, de communication par courriels, de notifications directes et autres services de marketing intégré, de sites web tiers et de services de médias sociaux sur lesquels nous proposons nos publicités, de services de sécurité, e transport, d’entretien des équipements, de services liés au paiement, de logiciels ou systèmes, d‘ opérations de centre d’e, leds services alimentaires, d’hébergement, de services médicaux, de services éducatifs et de formation, y compris l’apprentissage en ligne et la vérification d'identité. Pour la sécurité des Jeux, nous pouvons également partager ou nous reporter aux organisations gouvernementales concernées par rapport aux informations personnelles de certains individus.

Au travers des fonctionnalités de nos services, nous pouvons vous autoriser à rendre certaines informations disponibles aux autres utilisateurs de nos services. Vous décidez quelles informations vous souhaitez rendre publiques.

En dehors des situations explicitement prévues dans la présente Politique de Confidentialité, nous ne fournirons d’informations personnelles à un tiers sans avoir obtenu le consentement de la personne à laquelle appartiennent les informations personnelles ou sans que l’une des justifications légales suivantes notamment s’applique :

1. Dans les cas basés sur les lois et règlements ;
2. Dans les cas dans lesquels cela est nécessaire pour la protection de la vie, des membres ou des propriétés d'un individu et quand il est difficile d'obtenir le consentement de la personne à laquelle appartiennent les informations personnelles ;
3. Dans les cas dans lesquels cela est particulièrement nécessaire pour l’amélioration de la santé publique ou la promotion d'une bonne croissance des enfants et quand il est difficile d'obtenir le consentement de la personne à laquelle appartiennent les informations personnelles ;
4. Dans les cas dans lesquels il est nécessaire de coopérer avec un organisme d’État ou du gouvernement local ou une personne à qui il est confié de mettre en œuvre les affaires prescrites par les lois et règlementations et obtenir le consentement de la personne à laquelle appartiennent les informations personnelles risque d’empêcher l’exécution de telles affaires ; et
5. Dans les cas dans lesquels les informations personnelles sont fournies dans le cadre d’une succession d’affaires en raison d’une fusion ou autre.

Nous ne transférerons pas vos informations personnelles en dehors du Japon sauf si nous avons votre consentement ou si toute autre exemption légale s’applique.

7. Limite d’âge

Quand le traitement des informations personnelles dépend de votre consentement (voir la section 5 « Quand vous nous en donnez l’autorisation », § a et § b), vous êtes éligible uniquement si vous avez 13 ans (ou plus si cela est requis par la loi de votre pays de résidence) ou plus ou si vos parents ou votre tuteur légal donnent son autorisation conformément à la loi en vigueur.

8. Vos droits

La loi vous donne le droit de demander l’accès à vos informations personnelles, la rectification de vos informations personnelles incorrectes ou incomplètes, l’effacement de vos informations personnelles ou la restriction de leur traitement. Pour exercer de tels droits, veuillez contacter le bureau d'information ci-dessous et faites une demande relative aux procédures spécifiées séparément par Tokyo 2020. Dans de tels cas, nous vérifierons l’identité de la personne par des informations qui permettent d’identifier cet individu (nom, adresse, numéro de téléphone, date de naissance, adresse électronique, etc.). Nous nous réservons le droit de vous demander de fournir des preuves (en particulier des copies de documents d’identification) nous permettant de confirmer votre identité. Pour de plus amples détails, veuillez contacter le bureau d'information ci-dessous.

Veuillez noter que nous nous réservons le droit de décliner une demande d’accès à vos informations personnelles, rectification de vos informations personnelles incorrectes ou incomplètes ou de restriction de leur traitement quand les conditions légales sont remplies et, en particulier, quand la requête qui nous est soumise est manifestement infondée ou excessive ou quand l’action demandée violerait toute autre loi ou règlementation ou pourrait porter atteinte à la vie, la santé, aux biens ou autres droits ou intérêts de la personne à laquelle appartiennent les informations ou à un tiers ou entrave de manière significative nos services.

Si vous êtes résident de l’UE, vous avez également le droit d’obtenir les informations personnelles que vous nous avez fournies pour un contrat ou avec votre autorisation dans un format structuré et lisible par une machine (c’est-à-dire le droit à la portabilité des données). Vous pouvez également refuser le traitement de vos informations personnelles dans certaines conditions.

Pour exercer l’un de ces droits, vous pouvez nous contacter en utilisant les détails fournis ci-dessous. Si vous avez des problèmes non résolus, vous avez le droit de porter plainte auprès de l’autorité de protection des données de l’UE de l’endroit où vous vivez ou travaillez ou si vous pensez qu’une violation a pu se produire.

Afin de nous conformer au RGDP, nous avons désigné un représentant européen. Si vous souhaitez le contacter, les détails sont les suivants :
Bird & Bird GDPR Representative Services SRL
Avenue Louise 2351050 Bruxelles, Belgique
Courriel : EUrepresentative.tokyo2020@twobirds.com

Quand le traitement de vos informations personnelles est effectué conjointement par Tokyo 2020 et le CIO, vous pouvez (en plus de vos droits vis-à-vis de Tokyo 2020) contacter le CIO pour exercer vos droits de la manière décrite dans la politique de confidentialité du CIO disponible ici (CIO - Politique de confidentialité(Ouverture d'une fenêtre séparée)) Vous pouvez en particulier contacter l’agent de protection des données du CIO en utilisant le lien suivant : (formulaire de requête du CIO(Ouverture d'une fenêtre séparée)). Pour se conformer au RGDP, le CIO a désigné Olympic Broadcasting Services S.L. Calle Torrelaguna 75, Madrid, Espagne en tant que représentant européen.

9. Pendant combien de temps Tokyo 2020 conservera-t-il les informations personnelles ?

Nous traiterons vos informations jusqu’à la fin des Jeux au minimum, à moins que vous ayez le droit de nous demander d’arrêter d’utiliser vos informations avant ce moment. Nous pouvons conserver une partie de vos informations après les Jeux en tant que nécessité pour nous protéger de revendications juridiques ou pour nous conformer à nos exigences légales. Quand nous avons partagé vos informations personnelles avec un tiers conformément à cette Politique, un tel tiers peut conserver vos informations personnelles après les Jeux conformément à sa propre politique de confidentialité.

Quand cela est nécessaire pour remplir sa mission à long terme de promotion du Mouvement Olympique et préserver l’héritage des Jeux et maintenir l’engagement des utilisateurs, le CIO peut traiter les informations personnelles même après la fin d’un tel traitement par Tokyo 2020 et il traitera ensuite vos informations personnelles conformément à sa politique de confidentialité disponible sur son site web CIO — Politique de confidentialité(Ouverture d'une fenêtre séparée).

10. Comment contacter Tokyo 2020 ?

Pour toute demande concernant l’utilisation des informations personnelles par Tokyo 2020, veuillez contacter le bureau d'information ci-dessous :

Bureau d'information de Tokyo 2020

Tél. : 0570-09-2020 (appels domestiques uniquement. Numéro payant.)
Heures d’ouverture : De 9 h 00 * 17 h 00 en semaine sauf les weekends, les jours fériés et les vacances de fin et de début d’année.
Demande d’information en ligne (en anglais)(Ouverture d'une fenêtre séparée)

11. Modifications de la présente Politique de Confidentialité

Quand nous effectuerons des modifications de la présente Politique de Confidentialité, nous ferons de notre mieux pour vous informer au préalable de tels changements, en publiant par exemple un avis dans les services ou en vous envoyant une communication par courriel afin que vous puissiez vérifier notre politique modifiée et décider si vous souhaitez ou non continuer à utiliser les services. Votre utilisation continue des services après l’entrée en vigueur de la Politique de confidentialité corrigée constituera la confirmation que vous avez lu et compris ces modifications. Nous vous encourageons à vérifier régulièrement notre Politique de Confidentialité.